Définitions

Dans les présentes conditions générales d’utilisation (ci-après « CGU »), sont entendues les définitions suivantes :

  • CCI : Chambre de Commerce et d’Industrie du Puy-de-Dôme, dont le siège est au 148 Boulevard Lavoisier à Clermont-Ferrand -63037
  • Espace Business : locaux et espaces situés au siège de la CCI à usage notamment de séminaires, réunions professionnelles, exposition, présentation de produits professionnels.
  • Client : toute personne physique ou morale de droit public ou privé avec laquelle la CCI conclut un contrat d’utilisation de toute ou partie de son Espace Business.
  • Prestation : la mise à disposition à titre onéreux de tout ou partie de l’Espace Business, d’équipements et de services associés.
  • Formule : Proposition tarifaire comprenant un nombre défini de Prestations auxquelles sont associés des services de communication et de promotion réalisés par la CCI
  • Législation RGPD : Règlement Général Européen sur la protection des données n° 2016/679 qui renforce l’information des clients sur le mode et le but de la collecte de données personnelles.

Objet

Les présentes CGU ont pour objet de préciser les modalités de réservation, d’accès et d’utilisation par le Client des locaux et surfaces composant l’Espace Business, ainsi que d’une façon générale les conditions afférentes à la Prestation et aux Formules.

Les CGU s’appliquent à tous les clients. Le fait de commander la Prestation implique acceptation entière et sans réserve par le Client de l’intégralité des clauses et conditions des présentes CGU.

Il est précisé que l’Espace Business est destiné à l’accueil de manifestations économiques et culturelles. Sont exclues les activités de formation – sauf accord préalable de la CCI – ainsi que les réunions à caractère politique ou religieux.

Commande

Le Client passe commande sur le site internet dédié à l’Espace Business, en précisant notamment les espaces, locaux, matériel et services dont il souhaite bénéficier, ainsi que la date, les horaires envisagés et l’objet de la réunion.

Le Client peut aussi passer commande téléphoniquement, auprès de l’espace Accueil de la CCI, au numéro suivant : 04.73.43.43.43.

Toute commande devra être expressément acceptée par la CCI. Sauf accord contraire de cette dernière, la commande ne deviendra définitive qu’après le versement d’un acompte de 30% HT.

La CCI se réserve la faculté de refuser une commande sans avoir en en justifier la raison.                      

Modification / Annulation de commande

Toute modification de la commande (date, horaires, nombre ou nature des équipements …) devra être demandée par écrit et ne sera définitive qu’une fois acceptée par la CCI.

La commande du Client, une fois validée par la CCI et l’acompte reçu, devient définitive. Le Client pourra toutefois annuler sa commande, sans indemnité, dès lors que cette annulation intervient au moins un mois avant la date prévue. Si l’annulation survient entre un mois et quinze jours avant la date prévue, la commande pourra être annulée sans indemnité autre que la conservation des sommes versées à titre d’acompte. Lorsque l’annulation intervient dans les quinze jours qui précèdent la date prévue, l’intégralité des sommes dues au titre de la Prestation sera exigible.

Confidentialité et protection des données personnelles

La CCI et le Client s’engagent à conserver confidentiels les documents et informations reçus ou communiqués par l’autre partie, de quelque manière ou de quelque nature qu’ils soient et sans limitation de durée, sauf autorisation écrite expresse des parties.

Les données à caractère personnel et informations recueillies font l’objet d’un traitement informatisé destiné aux services de la CCI pour la gestion du dossier du client et établir des statistiques. Elles sont conservées pendant une durée conforme aux dispositions réglementaires en vigueur, notamment l’instruction DPACI/RES/2005/017 du 26 décembre 2005 pour les archives des CCI et leurs services gérés. Elles peuvent être communiquées à l’extérieur pour satisfaire à des obligations légales, réglementaires ou contractuelles dans le cadre du dispositif : organismes institutionnels, prestataires techniques ou financeurs des programmes de la CCI, exclusivement dans le cadre de leurs attributions respectives. Sauf opposition de la part du client, elles pourront être utilisées pour lui communiquer des informations sur les événements, les activités et les services des CCI de la région Auvergne-Rhône-Alpes et pourront être transmises à nos partenaires privés dès lors que cette transmission est susceptible de présenter un intérêt commercial pour le partenaire et pour le Client. La liste de nos partenaires est disponible sur le site internet de la CCI.

Les parties s’engagent à respecter toutes dispositions en vigueur relatives à la protection des données et notamment le règlement général sur la protection des données (RGPD) et à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que ses traitements répondent aux exigences du règlement et garantissent la protection des droits des personnes concernées.

Conformément à la réglementation en vigueur, le client bénéficie d’un droit d’accès, de portabilité et de rectification aux informations qui le concernent. Il peut également s’opposer ou obtenir la limitation des traitements, l’effacement des données le concernant ou encore introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle telle que la CNIL.

Pour toute information ou exercice ces droits, le client peut contacter le Délégué à la Protection des Données de la CCI à l’adresse mail suivante : dpo@auvergne-rhone-alpes.cci.fr ou par courrier à l’adresse suivante : DPO – CCI de région Auvergne-Rhône-Alpes – 32 quai Perrache – CS 10015 – 69286 Lyon Cedex 02

Déroulement de la Prestation

  • Stationnement

Le Client est autorisé à stationner sur le parking de surface de la CCI dont l’accès se fait par une barrière à code boulevard Lavoisier. L’accès se fera par l’identification du client à l’interphone.

Le stationnement sera possible uniquement dans la limite des places disponibles, la CCI n’étant pas responsable en cas d’impossibilité de stationner un ou plusieurs véhicules.

Aucune prestation de surveillance ou de gardiennage n’étant assurée, la CCI ne sera pas tenue responsable des éventuels dommages pouvant survenir aux véhicules ou aux biens qu’ils contiennent. L’utilisation du parking situé devant l’entrée de la CCI n’est pas autorisée.

  • Horaires

L’accès à l’Espace Business est possible à partir de 8 heures, du lundi au vendredi. L’accès est possible dans les plages horaires suivantes : 8h30 – 12h00 et 13h30 – 17h00.

L’utilisation de l’Espace Business est également possible de 17H00 à 20H45, le Client étant alors invité à suivre les consignes particulières qui lui seront indiquées par la CCI. L’utilisation de l’Espace Business dans ces horaires fait l’objet de conditions tarifaires et de règlement spécifiques.

L’utilisation de la salle destinée à un usage exclusif de restauration est possible de 12 heures à 14h00, hors temps d’installation et de retrait des préparations.

  • Accès à l’Espace Business

Un écran situé dans le hall d’entrée de la CCI identifiera le nom de l’espace réservé par le Client. Ce dernier s’interdit d’ajouter des signalétiques supplémentaires sans l’accord préalable de la CCI.

L’accueil de la CCI pourra également orienter le Client lors de son arrivée.

L’accès aux personnes à mobilité réduite est assuré.

  • Utilisation de l’Espace Business

Le Client est accueilli au sein du ou des espaces par le service numérique de la CCI. Les lieux sont réputés être mis à disposition en parfait état et il appartient au Client de signaler toute non-conformité, défaut ou dégradation à cette occasion.  A défaut, toute anomalie constatée lors de la restitution des lieux pourra lui être imputée.

Le Client n’est pas autorisé à fixer ou coller des matériaux sur les meubles ou les murs, sauf autorisation préalable de la CCI. La communication du Client pourra librement se réaliser, au sein du ou des espaces occupés, en utilisant les éventuels supports mis à sa disposition, ou aux moyens de supports mobiles indépendants lui appartenant.

Les espaces et locaux composant l’Espace Business sont équipés de matériels audio-visuels et informatiques, tels que décrits dans le bon de commande. Une salle est équipée d’un système de visioconférence. L’utilisation de certains matériels fera l’objet d’une option tarifaire.

Le matériel comprend l’ensemble des câbles nécessaires.

Une notice d’utilisation est soit présente dans chaque espace, soit remise au Client lors de l’accueil de ce dernier. Les compatibilités de connexion avec le matériel du Client doivent être vérifiés préalablement par ce dernier, la CCI ne pourra être tenue responsable d’une difficulté de raccordement. Une assistance technique de premier niveau pourra être apportée au moment de l’installation du Client par le service numérique de la CCI en cas de difficulté bloquante, cette dernière ne s’engageant de ce fait qu’à une obligation de moyens.

  • Utilisation d’espaces et d’équipements communs

Le Client aura accès au Wifi dans l’intégralité de l’Espace Business, et s’engage à respecter les conditions d’utilisation des ressources des systèmes d’information de la CCI, dont il peut prendre à tout moment connaissance.

Le Client pourra procéder à l’impression de documents au moyen d’une carte prépayée lui autorisant un nombre prédéfini de copies. Le Client précise son besoin lors de sa prise de commande.

Le service numérique de la CCI indiquera au Client les modalités pratiques afférentes (emplacement et fonctionnement de l’imprimante).

Des sanitaires communs, sont mis à disposition du Client.

Le Client n’est pas autorisé à accéder aux autres parties du bâtiment de la CCI et notamment aux bureaux ou espaces communs de travail du personnel CCI. Il veillera au strict respect de cette interdiction par les personnes qu’il accueillera dans les espaces.

L’implantation de signalétiques ou moyens de communication dans les espaces communs, et notamment dans les couloirs d’accès à l’Espace Business, est soumise à l’accord préalable de la CCI.

L’Espace Business, et d’une façon générale l’immeuble dans son intégralité, étant destinés à des espaces de travail et de réunions professionnelles, le Client veillera à ne pas perturber, par un comportement inapproprié, le fonctionnement de l’établissement (bruit ….)  

  • Service Traiteur

Est uniquement autorisée au sein de l’Espace Business, et plus généralement au sein de la CCI, la consommation de cafés, thés, boissons froides non alcoolisées et viennoiseries. Ledit service n’est pas assuré par la CCI et il appartient au Client de prendre directement en charge l’organisation de ces prestations.

Toutefois, seule la consommation d’eau est autorisée dans la salle équipée de la visioconférence.

Un déjeuner froid peut être organisé uniquement dans la salle destinée à la restauration. L’utilisation de cette salle fait l’objet de conditions tarifaires particulières et sa réservation doit être formulée lors de la prise de commande par le Client.

L’utilisation de cet espace est conditionnée par la présence d’un traiteur professionnel, lequel pourra avoir accès à un espace cuisine attenant à la salle de restauration. Il appartient au Client de contracter directement et sous sa seule responsabilité avec le traiteur de son choix.

Comme indiqué, l’utilisation de cette salle pourra se faire de 12 heures à 14 heures, étant précisé que le traiteur pourra procéder à l’installation dès 11H30 et à l’enlèvement jusqu’à 14H30.

L’orientation du traiteur lors de son arrivée sera réalisée par le service accueil de la CCI.  

La salle devra être restituée en parfait état de propreté. Les verres, bouteilles et déchets devront impérativement être évacués sous la responsabilité du Client.

  • Sécurité

Le Client devra s’assurer que les sorties de secours restent dégagées et que les balisages de sécurité ainsi que les moyens de lutte contre l’incendie ne soient ni masqués ni obstrués. Le Client reste seul responsable des personnes présentes lors de la manifestation ou de la réunion qu’il organise et devra veiller à leur évacuation en cas d’alerte, conformément aux directives de la CCI. A cet effet, le Client tiendra une liste des personnes accueillies. En cas d’évacuation de l’immeuble, le point de ralliement est situé……., le Client devra s’y rendre avec les participants à la réunion, muni de la feuille de présence.

  • Restitution des espaces

La restitution des lieux s’opère entre le Client et la CCI. Un état des lieux est dressé dans l’hypothèse où des dommages sont survenus pendant l’utilisation des espaces par le Client, lequel supportera la charge de la remise en état nécessaire.

Les espaces sont restitués dans un état de propreté normal ; dès lors que des opérations spécifiques de nettoyage devraient être réalisées, une facturation sera adressée au Client pour un montant forfaitaire de cent euros (100€). L’état de restitution des lieux mentionné ci-dessus précise le cas échéant un état anormal de propreté.

Le matériel sera restitué dans les mêmes conditions, le Client restant responsable des dommages survenant à celui-ci.

  • Formules

Les Formules sont convenues suivant un prix forfaitaire et couvrent une période déterminée. Ces Formules sont définies préalablement entre le Client et la CCI et font l’objet d’un bon de commande spécifique ou d’une convention particulière, chaque formule étant adaptée au Client. Les services de promotion et de communication sont réalisés par la CCI qui mettra en œuvre les moyens (messages et communication) définis d’un commun accord avec le Client. Elle s’engage à un nombre minimum de retours ou de participations.

Le Client s’engage à transmettre les éléments nécessaires afin de permettre à la CCI de réaliser les prestations convenues, à défaut la CCI sera déchargée de toute obligation tenant à ces services de communication. Le Client atteste détenir les autorisations et droits nécessaires pour exploiter les éléments de communication qu’il transmet à la CCI et engage sa propre responsabilité en cas de réclamation par un tiers. 

La CCI peut, à la convenance du Client, l’accompagner dans la réalisation des projets. En cas d’annulation d’un évènement par le Client, celui-ci assumera toute responsabilité quant aux conséquences sur les tiers.

Assurances – Responsabilités

Le Client est responsable de l’organisation de la réunion / manifestation organisée dans les lieux. Il s’engage à détenir les autorisations et droits nécessaires (SACEM, licences…).

Le Client reste seul responsable de ses biens et de ceux des personnes accueillies, la CCI ne réalisant pas de prestation de gardiennage ou de surveillance.

Le Client devra être titulaire d’une police d’assurance couvrant les conséquences pécuniaires des responsabilités de toute nature qu’il encourt du fait de la réunion ou manifestation organisée au sein de l’Espace Business. Il renonce, ainsi que ses assureurs, à tout recours contre la CCI et les assureurs de cette dernière.

Force majeure

La CCI ne répond que d’une obligation de moyens. Par ailleurs, la CCI ne pourra voir sa responsabilité recherchée et mise en cause en cas de force majeure telle que définie à l’article 1218 du Code Civil rendant impossible l’exécution des obligations qui lui incombent.

Facturation et paiement

L’acompte de …% est payable dès la confirmation de la réservation par la CCI. Le versement de cet acompte confirme le caractère définitif de la réservation sauf situation particulière donnant lieu à une dérogation accordée par la CCI.

Le solde est payable à réception de la facture, laquelle sera adressée au Client après l’utilisation de l’Espace Business. Le règlement de l’intégralité des sommes dues peut-être exigé avant la date de la Prestation notamment en cas de réservation pour des horaires postérieurs à 17H00. Précision est alors faite au Client lors de la validation de la réservation.

En cas de défaut de paiement de l’acompte, la CCI pourra refuser l’utilisation de l’Espace Business, sans information préalable.

En cas de retard de paiement du solde, le Client sera redevable de plein droit de pénalités de retard au taux de 3 fois le taux d’intérêt légal, et ce jusqu’au règlement intégral des sommes dues. Les pénalités sont applicables automatiquement à compter du jour suivant la date de règlement indiquée sur la facture.

Réclamations et litiges

Le Client doit adresser ses réclamations à la CCI, par écrit et sous un délai de 8 jours après la Prestation.

Les litiges éventuels relèvent de la compétence des Tribunaux du ressort de Clermont-Ferrand.